ikkeher.nu

Oh no - hackerne kigger med på dit webcam

2012-01-30T06:31:00.000-08:00

Overskriften er fra en artikel i PC World Businesscenter den 25. januar og skal nok have givet flere chefer noget at tænke over - for videoløsninger er vel sikre?

Jeg vil ikke forholde mig til videomøders individuelle (og oftest høje) niveauer af sikkerhed. Men jeg gerne lige påpege, at artiklens udgangspunkt slet ikke handler om teknologisk sikkerhed, som ordet "hacker" ellers ligger op til - i hvert fald i mine ører.

Nej denne historie bygger på at videomøderne og webmøder kan sættes op til automatisk at acceptere nye deltagere. Til samnmenligning med traditionelle møder så svarer det reelt til at holde møder for åbne døre og vinduer. Og lige det, vil jeg så gerne slå fast kan være usikkert og ofte ikke så klogt.

Historien handler altså ikke om hackerfe men om at "Nye mødeformer kræver nye kompetencer". Det er en nærmest logisk konsekvens, at manglende kompetencer er en sikker kilde til fejl.

Men historier om manglende kompetencer, har ikke samme sensationsværdi som ordet hacker. Egentligt ærgerligt, for det burde det have.

Det er bare ikke nok at "afsættes 30 minutter til lige at løbe løsningen igennem, på næste afdelingsmøde" - for det er jo så brugervenligt. Brugervenligheden er i orden og det er måske netop en del af problemet. Alt det uden om mødet og inde i mødet er nemlig slet ikke så let.

Tænk blot på at du med mobile møder reelt aldrig ved, hvad der foregår i dit mødelokale. Jeg rejser for eksempel ofte med tog og bliver dermed ufrivilligt deltager på andre folks telefonmøder og webmøder.

Hvis du gerne vil lærer at holde web- og videomøder så sikkert, fortroligt og professionelt som muligt så invester i uddannelse. Du jo starte her

Ny uddannelse i Virtuelt Samarbejde

2012-01-25T01:37:00.000-08:00

Læs here om uddannelsen her

WorkingVirtual har i samarbejde med Djøf og Erhvervsakademi Aarhus udviklet den første Statsanerkendte, kompetencegivende efteruddannelse indenfor Virtuelt Samarbejde. Uddannelsen er på 6 uger og afsluttes med eksamen på akademiniveau.

Målgruppen er primært ledige videnmedarbejdere som ønsker at være helt i front, når det handler om at kunne samarbejde og kommunikere effektivt - også på tværs af tid og sted.

Mail, telefon og fysiske møder er stadig de mest anvendte midler til samarbejde. Men mange virksomheder kan spare tid, øge fleksibiliteten og dele viden mere effektivt ved i højere grad at udnytte de muligheder, som nye teknologier giver.

Hvordan sikrer man, at nye teknologier som fx sociale medier og webmøder bliver koblet intelligent med ’klassiske’ måder at samarbejde og kommunikere på - så det skaber værdi for både virksomhed og medarbejder? Hvornår bruger man hvilke kommunikationsformer, og hvad skal der til, for at man får succes med det? Dette er nogen af de spørgsmål, som kursisterne vil komme til at beskæftige sig med.

Læs here om uddannelsen her

5 gode råd til et produktivt 2012

2012-01-03T00:15:00.000-08:00

Nytåret er for mange en lejlighed til refleksion over livet. Et tidspunkt hvor der sættes nye mål i form af beslutninger om rygestop, mere motion, mere tid med familien, nye karrieremuligheder og lignende.

Dette nytår er præget af mediernes konsekvente daglige påmindelse om den økonomiske krise. Ofte er vinklen den potentielle trussel mod vores private økonomi og jobsituation, hvorfor der sikkert er mange af os, der overvejer hvordan 2012 skal gå.

I stedet for at bekymre dig om ting, du alligevel ikke kan påvirke, så foreslår vi dig, at du tager fat i noget, du selv har direkte indflydelse på. Nemlig din egen personlige effektivitet.

Her er 5 gode råd fra WorkingVirtual med ønsket om et rigtigt lykkeligt og effektivt 2012.

Arbejd baglæns
Begynd med slutningen. Hvad er det konkret, du gerne vil opnå? Når du først har sat målet, kan du lettere nedbryde vejen der til i form af milestones og konkrete opgaver.

Sørg for at du altid har overblik over dine opgaver og kan tjekke udførte opgaver af. Er det dine personlige opgaver, så er Ex. Microsoft Exchange, Google Mail/kalender, OneNote eller EverNote eksempler på gode værktøjer. Afhænger du af andres opgaver også, så er Podio, Microsoft SharePoint eller Google Websteder måske værd at overveje.

Det vigtige først og én ting ad gangen!
De lette og hurtigt løste opgaver, har tendens til at blive lavet først. Kun opgaver der haster eller deciderede kriser, har det med at presse sig ind foran. Resultatet er, at du enten bruger tiden på almindeligheder eller på at slukke ildebrande. Fælles for begge er, at ingen af delene hjælper dig med at nå dine mål

Fokuser på det vigtige først og undgå multitasking. For kun når du arbejder fokuseret med de vigtige opgaver, forbedrer du din produktivitet.

En af de store trusler mod din personlige effektivitet er mailen, fordi indkomne mails ofte fanger din umiddelbare koncentration. Så slå alle pop-up beskeder, lyde og andre former for påmindelser om nye mails fra. Det sænker faktisk din IQ med 10-15 point.

Vælg i stedet at tjekke din mailboks på bestemte tidspunkter eller ind i mellem andre opgaver. Og bruger du messenger eller lignende (hvilket varmt kan anbefales), så sæt din status til ”vil ikke forstyrres”, mens du koncentrere dig.

Begræns de fysiske møder!
”Det er jo umuligt” tænker du sikkert, men hvis alle analyser er korrekte, så er maksimalt 50% af dine møder blot nogenlunde produktive. Og hvis du så oven i købet skal bruge lang tid på at flytte dig fra møde til møde, så er det spild af mange gode produktive timer.

Webmøder er et oplagt alternativ til det fysiske møde. Webmøder gør det muligt at tale og dele dokumenter direkte via din PC. Gør du det rigtigt, vil du typisk opleve at holde flere men kortere og langt mere effektfulde møder. Endda uden at spilde tid på transport.

Webmøde værktøjer som WebEx.com, Acrobat.com eller Microsoft Lync er oplagte til formålet uden at koste en bondegård. Værktøjerne er alle lette at anvende, men alt du ved om mødeledelse, præsentationsteknik og planlægning af møder, skal tilpasses. Det lærer du her:

Webmøder og videomøder tilbyder meget store besparelser – tjek det selv her!

Udvid din kommunikations palette og brug hvert medie optimalt
Telefonen er et af de mest forstyrrende og insisterende kommunikationsmidler der findes. Mail er tidskrævende og anvendes ofte fejlagtigt til alle former for budskaber. Fysiske møder er kostbare og ineffektive.

Hvert af disse medier har selvfølgelige også fordele, men fælles for dem er at de skal bruges med omhu. Og er netop mail, telefon og fysiske møder, det du anvender oftest, så er der virkelig mulighed for både hurtige og lette gevinster ved at udvide og opgradere din kommunikations palette.

Kollaborative sites, messenger, web- og videomøder kan eksempelvis virkeligt bringe din personlige effektivitet i elite form. Du kan lære det her.

Hold pauser
Din hjerne har svært ved at holde koncentrationen. Faktisk bruger din hjerne mere glukose end andre former for fysisk aktivitet, så derfor er det vigtigt at holde pauser. At gøre noget helt andet mens du genoplader hjernen.

Arbejd i intervaller på 60 – 90 minutter og gå en tur, spis en snack, tag en tur til printer/kopimaskine eller foretag dig lidt manuelt arbejde i nogen minutter.

WorkingVirtual ønsker dig et godt nytår.

Udfordringer for virtuelle møder – Multi-tasking

2011-07-14T12:11:00.000-07:00

Virtuelle møder i form af telefonmøder eller web-møder kommer giver en masse fordele. Men der er naturligvis også ulemper ved denne form for møder.Vi har valgt at starte med en af de mere åbenlyse. Multi-tasking!

Du kender det sikkert allerede fra traditionelle møder. F.eks. når et par deltagere begynder at tale indbyrdes i længere tid, når en telefon bliver svaret eller når folk begynder at svare mails via den obligatoriske trådløse internetadgang. Måske kan du selv finde på det?

Ved virtuelle møder er problemet med multi-tasking større fordi det er lidt vanskelligere at opdage. Men også fordi det direkte påvirker en anden stor udfordring ved netop virtuelle møder. Konsensus. Eller sagt på en anden måde – det er svært at sikre enighed hvis ikke alle har hørt efter hele tiden. For hvem har så lige hørt hvad? Og nej – heller ikke kvinder kan multitaske under et mødeJ

Men hvad kan man gøre ved det?

Start mødet med at aftale at det ikke er tilladt. Gør det konstruktivt ved at fokusere på mødets vigtighed og bede om respekt for såvel møde som de andre deltageres tid.
Hvis det er et fast team-møde, så sørg for at tage god mødeskik med i Team aftalen.
Bed folk om at slå ex. mobiltelefoner fra og sætte status på Messenger til optaget etc. Bed dem samtidig orientere der omgivelser om at de er til møde – gerne med et skilt eller lign.
Som mødeleder skal du sørge for at mødet holder sig til emnet. Lange omveje og unødvendige debatter, kan slukke lyset hos selv den mest seriøse mødedeltager
Invitér kun dem der er absolut nødvendige og udnyt muligheden for at indkalde deltagere dynamisk efter behov. Ex. hvis der under et møde kun kortvarigt er behov for en eksperts mening/viden.
Aftal at man kun må ’mute’ hvis man er et sted der larmer. Og aftal at man siger det til alle de andre FØR man slår lyden fra.
Sørg for en struktureret mødeproces: klart mål, agenda som overholdes, god mødeledelse og gentag alle beslutninger flere gange gennem et møde.
Hvis en person gentagne gange alligevel multitasker, så tag en seriøs snak med vedkommende efterfølgende. Ofte er det bedre at undvære personen under mødet for så ved du i det mindste hvad vedkommende ikke har hørt.

Ovenstående er nogle af de mere indlysende råd mod multi-tasking.

Hvem tager et distancemøde seriøst?

2011-07-10T00:21:00.000-07:00

Mens møder generelt kan have disciplinære problemstillinger omkring det at møde til tiden, overholde mødets agenda (hvis den da findes) og respektere mødelederens bestræbelser på at komme til de nødvendige konklusioner, så kan distancemøder være endnu mere udfordrede.

Mens man næppe kunne drømme om at se en actionfilm under et møde, så syntes mange det er OK at tage et møde i bilen i myldertrafikken i København.

Og selvfølgelig skal den tid man sparer på transporten, når man holder et telefonmøde udnyttes 101%. Så man kommer da ikke for tidligt til et møde.

Denne video siger alt:-)

Når dit team dækker flere tidszoner

2011-07-06T23:57:00.000-07:00

Virtuelle teams er jo i sagens natur uafhængige af tid og sted. I hvert fald så længe de arbejder asynkron. Men hvad med møderne, hvor alle skal være tilstede på samme tid?

For nogle teams betyder tidszonerne at nogen af deltagerne skal stå op kl. 2 om natten for at mødes med andre i deres arbejdstid. Det er selvfølgelig ikke rart men med fysiske møder som bedste alternativ, er det til at leve med. Og faktisk er der metoder, der kan fjerne bøvlet, hvis bare man tænker sig lidt om.

Faste møder
Mange møder kan faktisk arrangeres som faste planlagte møder. Disse er de letteste at tage fat i på systematisk vis.

Lav turnus, så det ikke altid er de samme der skal deltage uden for arbejdstiden
Gør det synligt hvem der er tidligt oppe. Vis mødedetalgernes tidszoner - f.eks. via www.timeanddate.com og i talesæt det på mødet.

Selvom de fastemøder er et let sted at starte, så er det vigtigt at huske at vi mennesker ikke altid lever i en fast tilværelse. Folk flytter, bliver skilt, får børn, bliver syge og meget andet. Det er derfor langt fra sikkert at et møde sent om natten reelt er et problem. Det kan faktisk være det modsatte.

Derfor er det vigtigt altid at holde en tæt og åben dialog med dit team, så møderne i perioder kan indpasses smidigt.

Møder generelt

Vurder om der er specielle forhold som kan påvirke medlemmernes mulighed for at deltage på et møde

Er de på arbejde eller der hjemme?
Er de ude og køre/rejse?
Kan de være på et stille sted, eller kan støj forventes?

Tag hensyn til kulturers forskellige vaner. Fx. franske frokostpauser er meget lange i forhold til danske.

Husk at tidszoner har betydning for andet end for mødet. Alle deadlines skal eksempelvis afspejle tidszoner enten ved at vise tidspunktet for en deadline på alle relevante tidszoner eller ved at vælge én fælles tidszone for dit team.

Se med nye øjne på virtuel ledelse

2011-04-04T03:30:00.000-07:00

Ledelseidag.dk skrev i nr. 8, september 2010 om at se med nye øjne på ledelse. Artiklen, der er oversat til dansk, er skrevet af Ghislaine Caulat, Associate Business Director hos Ashridge Consulting. Selvom artiklen ikke er helt ny, så er den bestemt tiden værd at læse.

Jeg har valgt at gengive nogle af hendes gode konklusioner nedenfor og vil ellers varmt opfordre dig til at læse artiklen i sin fulde tekst her: Se med nye øjne på virtuel ledelse

Ghislaine Caulat skriver blandt andet....

Resultaterne [af hendes research] viser, at de team, der klarer sig bedst, er dem, hvis medlemmer lærer at arbejde i det virtuelle miljø med både sociale relationer såvel som med opgaverne, og som bliver uafhængige af at mødes ansigt til ansigt. I modsætning til de team, der kun fokuserer på opgaverne og på management–aspekterne, som på et tidspunkt stagnerer og forbliver afhængige af ansigt til ansigt–møderne for at opnå nye præstationsniveauer.

Se figuren som pdf

Derudover viser min research tydeligt, at virtuel ledelse repræsenterer en ny disciplin, som er anderledes fra traditionel ledelse, og som må anerkendes som sådan og læres. Og her findes endnu en grund til, at virtuelt arbejde er forblevet “andenrangs” indtil nu: De fleste ledere, der bliver bedt om at lede team virtuelt, er ikke forberedt eller tilstrækkeligt uddannet. Det resulterer i, at virtuelle ledere typisk overfører dét, de ved, der fungerer ansigt til ansigt, til det virtuelle miljø. Og det er her, at tingene begynder at gå galt. Virtuelt arbejde pålægger ledere at lære at revurdere grundbegreberne i kommunikation og samarbejde radikalt og at være forberedt på at sætte spørgsmålstegn ved flere principper, som vi tager for givet.

Især følgende aspekter bliver virtuelle ledere nødt til at stille spørgsmålstegn ved, ”fralære sig” og lære på ny:

Virtuelle møder: Hvorfor de er en genre i sig selv og kræver en specifik tilgang
Sociale relationer: Vigtigheden heraf, og hvordan man opbygger dem virtuelt
Myten om kropssprog
Tillid og magt: To sider af samme sag

God læselyst:-)

8 gode råd om distanceledelse

2011-03-31T13:54:00.000-07:00

Man kan skrive mange og lange bøger om distanceledelse. Det er vores erfaring at ledelse på distance faktisk kræver ledelse i "øjenhøjde" - man skal være tæt på og fange de skjulte signaler.

Vi møder mange ledere af den "gamle skole" som lever efter tesen at kontrol er godt og meget kontrol er meget godt. I virtuelle sammenhænge er kontrol den gift, der lukker og slukker alt godt samarbejde.

Når man ikke kan se hinanden - må man have tillid og forvente tillid. Vi faldt over følgende råd, som vi fint kan skrive under på....

8 gode råd om distanceledelse

stor tillid til dem, der bliver ledet på distance
godt kendskab til de medarbejdere, der ledes på distance
god kulturel forståelse
gode kommunikationsevner – særligt at kunne lytte
tid til medarbejderne - tålmodighed
empati og menneskelig forståelse
husk regelmæssig fysisk kontakt
tålmodighed med teknologien
klare og operationelle mål

Eneste tilføjelse herfra er måske nok den vigtigste. Alle medarbejdere skal have en klar rolle og eksplicit forventnings afstemning.

De nye generationer

2011-03-28T03:33:00.000-07:00

Der er stor forskel på generationerne, der netop nu kommer ind på arbejdsmarkedet, og os "gamle" der har har et par dekader på 'bagen'.

Det handler primært om, hvad vi havde til rådighed mens vi voksede op. Vor tids digital natives - eller generation Z - har stort set hele deres liv haft Internet. De har kunnet Google deres opgaver og hænge ud med deres venner på facebook. Og de kan noget, vi "gamle" skal på kursus for at lære - de kan samarbejde virtuelt.

Hvis Danmark skal klare sig i den globale konkurrence, skal vi skabe det nye. Vi kan ikke blot gøre det vi gør bedre. Og som Einstein sagde: problemer kan ikke løses med den tankemåde, der har skabt dem. Her der de nye generationer en væsentlig ressource. Eller kan være det, hvis vi giver dem lov.

Smarte Organisationer er helt åbne for netværk, kan dele viden og skabe sammenhængene processser på tværs af horisontale og vertikale værdikæder i ind- og udland. Men det er værd att huske på at organisationer i sig selv ikke danner netværk. Mennesker danner dem.

Hvis Danmark skal lykkedes i fremtiden, skal vi "gamle" tage ved lære af de nye generationers evner til at samarbejde på tværs af tid og sted. Evnen til at indgå i enorme grupperinger, dyrke netværk og kræve at blive hørt. Deres kompetencer er undervurderede af mange af os gamle. Men det skal de nok selv få lavet om på.

Omvendt skal vi gamle dele vores viden. Uden kontinuitet duer det ikke. Livserfaring kan sagtens gå hånd i hånd med udviklingen - bare vi har tillid.

Ny generation skaber kaos i it-afdelingerne

Møder og Mødeeffektivitet

2011-03-25T05:44:00.000-07:00

Vi spilder milliarder på ineffektive møder i Danmark. Pengemagasinet bragte tilbage i september 2010 en lang udsendelse omkring danskers mødekultur. Konklusionen var at Danske virksomheder kunne spare milliarder, hvis mødeeffektiviteten kom op. Den mulige løsning blev, sat på spidsen, annonceret som at lave en agenda, komme til tiden og sørge for et referat. Ikke et ord om telefon-, web-, eller videomøder.

Heldigvis har Videncenter for Grøn IT sammen med Teknologisk Institut ladet sig inspirere til at se på hvordan Videomøder kan påvirke miljøet og ikke mindst virksomhedernes omkostninger. Resultatet er slående - der er milliarder at hente. Rapporten er sammen den smarte mødekalkulator et must-read for alle ledere. Find den her

Rapporten har imidlertid en svaghed. Den skelner ikke skarpt mellem mødeformerne, når der er tale om distancemøder. Det indlysende smarte ved distancemøder er at man ikke skal rejse. Men der er stor forskel på effektiviteten fra ex.telefonmøder til store forkromede videomødelokaler som ex. Cisco Telepresence

Telefonmøder
Nederst på rangstien er telefonmøder. Det indlysende smarte ved telefonmøder er at alle i dag har en telefon indenfor rækkevidde. Telefonen er dog varierende i sin effektivitet og er kun god ved korte møder med få deltagere og hvor der ikke skal deles andet end det talte ord.

Webmøder
Webmøder kombinere det bedste fra telefonmøder med fysiske møder. På Webmøder kan du tale sammen via telefonen eller dit headset til PC'en og det er muligt at dele alle former for programmer deltagerne imellem. Fx. kan du dele en præsentation eller et regneark, hvor alle kan se det samme, og hvor du kan redigere dokumentet i direkte samarbejde og under overvågning af mødets øvrige deltagere.

Et SUPER effektivt værktøj, som også inkluderer video og derfor som sådan er omfattet af undersøgelsen.

Eksempler på værktøjet er Microsoft Live Meeting som du ex. kan købe via TDC og WebEx som du kan købe hos Netdesign.

Videomøder - PC
Forskellen på et videomøde på PC og et Webmøde er lille. Det primære for webmøder er imidlertid at dele programmer/indhold -mens det at se hinanden er primær funktion for Videomødeværktøjet. Rapporten nævner flere typer - Skype og ooVoo er nogle af de mest kendte.

Fordelen ved denne form for videomøder er, at man på linie med web og telefonmøder, kan deltage i et møde fra et vilkårligt sted.

Professionelle videomøder
Her er der tale om effektive men også kostbare mødeværktøjer. Udstyret er i dag ofte super let at betjene og man oplever det som at sidde i samme lokale som ved et fysisk møde.

Mens fordelen er kvaliteten - så er ulempen at du som ved fysiske møde skal flytte dig til et en bestemt lokation for at deltage.

Vi hos WorkingVirtual holder mange distancemøder hver dag. Og vi er ikke i tvivl om vores favorit: WEBMØDER:-)

Vejen til vækst går via digital motorvej - stiften.dk

2010-09-24T06:23:00.000-07:00

Tilbage i marts 2010 skrev jeg følgende artikel på Århus Stiftstidende. Det er nedslående at de politikkerne fortsat tænker så traditionelt, når det gælder urbanisering og trafikpolitik. Sagen er nu igen sat på spidsen udfra devisen hvis vi ikke må få en bro - så vil vi have en flyveplads ind i midtbyen. Jeg gentager mit budskab fra artiklen som kort kan opsummeres til:

Viden er ikke fysisk og det er spild af ressourcer at sende emballagen med.

Vejen til vækst går via digital motorvej - stiften.dk

Event 2010: Digital Ways of Working

2010-09-14T07:43:00.000-07:00

De seneste 10 år har IT Forum afholdt en stort anlagt event med fokus på et højaktuelt it-relateret emne, der berører mange virksomheders hverdag og forretning.

I år er temaet Digital Ways of Working og jeg har været med i hele planlægnings processen og holder selv et indlæg omkring Virtuelt samarbejde som en overset dimension i Lean og Change Management.

Eventens tema er i år måske mere aktuelt end vanlig fordi der i disse år en helt ny type medarbejder ud på arbejdsmarkedet, som er vant til at arbejde netværksbaseret og som betragter de sociale netværksbaserede tjenester som en helt naturlig og uundværlig del af arbejdslivet.

I år glæder jeg mig særligt til at møde Colleen Garton som i mange år har beskæftiget sig indenfor mit felt og som har været med til at skrive en af de bøger, som vores kurser bygger på: Managing Without Walls.

Når man tænker over at de nye på arbejdsmarkedet stort set altid har haft adgang til Internettet så føler selv jeg mig faktisk lidt gammel. Jeg kan stadig huske da min far kom hjem med en kassettebåndoptager og jeg kunne optage mine sange fra Ingrid og Lillebror.

Det var sager at undgå de svære spolebånd:-) - og jeg er altså bare 45 år!

Jobsamtale via Skype

2010-08-27T01:17:00.000-07:00

Normalt er jeg ikke overbevist om videoens relevans, når det gælder virtuelle møder. Som nævnt andet steds i denne blog, kan videoen faktisk gøre kommunikationen mindre effektiv sammenlignet med ren tale.

Men en one-to-one samtale via Skype er noget ganske andet, givet teknologien spiller og der er en god kvalitet i begge ender. Se her hvordan du gør det bedst!

Mange Coach'es, terapeuter og psykologer anvender Skype professionelt. En af mine venner har således klienter bosiddende i USA som han yder psykologisk konsultation via Skype. Det er en stor succes!

Også i forbindelse med job-ansøgninger er Skype et godt alternativ. Særligt til de indledende 'screeninger' kan det være effektivt for både virksomhed og ansøger at mødes via Skype frem for at rejse ex. fra Århus til København blot for et job-interview.

Vi fandt denne lille guide, som kommer med mange gode råd. Råd som i øvrigt er værdifulde i alle sammenhænge, når det drejer sig om at mødes via Skype og video.

Styr dine mail

2010-04-07T06:22:00.000-07:00

Mailen er (selvfølgelig) et meget vigtigt redskab, når det kommer til virtuelt samarbejde. Mail skal imidlertid bruges med omtakte fordi din mailboks hurtigt kan blive styrende for din arbejdsindsats.
Her er et par råd som kan gøre kommunikationen med virtuelle teams mere effektiv.

Hold styr på din indbakke

I de fleste profesionelle mailklienter som ex. Microsoft Outlook er det muligt at oprette kategorier for dine mails. Også gratis mail som Gmail har muligheden i form af ‘etiketter’. Fordelen frem for undermapper er at du kan give samme mail flere kategorier. Du kan også oprette regler så mails automatisk bliver kategoriseret efter afsender etc.

Overvej dit budskab

Mail er ofte uformel, afslappet og ofte mindre redigeret end ex. et brev ville være. Man kan sige at det vigtige kommer til at stå mellem linjerne. Modtageren læser imidlertid det der står skrevet, og i virtuel sammenhæng står der bare ikke noget mellem linjerne.

Så husk…

Relevant overskrift
Det vigtige først
Brug meta-kommunikation
Brug af emoticons skal overvejes og oftest fjernes:-(
Tænk på at nogen læser mail på iPod og Blackberry etc.

Overvej om mail er den bedste kanal

Hvis du bliver sur – så skriv en rigtig sur og vred mail. Skriv den ud og smid den ud. MEN SEND DEN IKKE. Tag så telefonen eller start bilen og få en snak med din modpart

Hvis du har dårligt nyt, er vred eller der er store problemer – så kan mail kun yderst sjældent (aldrig) stå alene. Samme gælder som kanal til konfliktløsning etc. ‘Samtale fremmer forståelsen’.

Overvej hvem der skal have din mail

CC og BCC. Alt for ofte sendes en mail til folk som ikke eller kun begrænset har glæde af den. Hvis du ofte sender mails, der ikke er relevante, så læser modtagerne dem ikke grundigt. Og du virker som en forurenene faktor i virtuelle kredse.

Aftal spilleregler

Virtuelle grupper går ofte på tværs af organisatiner og grænser. Dermed er der stor sandsynlighed for at kulturen omkring mails er forskellig i teamet. Aftal fra start hvordan I bruger mails i teamet. Hvor hurtigt svare man mails, out-of-office opdateringer, kategorier osv.

Og husk!

Det er dig der bestemmer hvornår du skal se på mails. Hvis du hele tiden reagere på det der kommer ind i din indbakke, så får du aldrig lavet det du egentlig skal. Afsæt hellere en periode om morgenen, om eftermiddagen og om aftenen, hvor du svarer mails.

Email Best Practices

Many of us complain every day due to the quantity of email messages we get from work and friends, but sometimes we forget that we also send those emails with not much discrimination of content or value to our recipients. The following are some guidelines that can help you improve your email usage to interact better with your team members.

Create a folder system for sorting eMail
Make sure the subject line is relevant
Keep contents VERY short for those who receive eMail via a Blackberry or other PDA
Don't use email to avoid face to face conversations
Don't use email to resolve conflict
Respond quickly to conversations
Create team based decisions on how to use email effectively
If possible, create a common approach to storing emails
Send simple, straightforward messages
Only send group mail when all recipients need it
Remove people from your distribution lists
Update your outgoing message when you are out of the office

Ledelse af Multikulturelle Teams

2010-03-29T03:11:00.000-07:00

Adjunk Jakob Lauring fortæller her om ledelse af multikulturelle teams. Jakob giver et godt men meget overordnet billede på de problemstillinger som virksomhederne støder på i forbindelse med teams på tværs af kulturer

Jakob Lauring nævner fordele som adgang til relevant og billig viden i andre lande og nævner kommunikative udfordringer. Men Jakob nævner ikke hvordan?

Det er forbundet med store udfordringer at drive teams, der er adskilt af tid og sted. Og er der stor forskel på kulturen, så er problemet kun større.

Netop det at sammensætte teams, få dem til at anvende samme kommunikations midler, sikre at målet er opfattet identisk af alle, roller og adfærd i teamet. Alt sammen kræver metode - se eksempelvis vores artikel om Collaborativ Software.

Er Virtuel død?

2010-03-25T09:19:00.000-07:00

Anders Colding-Jørgensen, Mindsurfer fra Seismonaut afholdte dette fantastiske indlæg på et Headstart arrangement. Hele præsentationen giver et fantastisk godt indblik i sociale medier, hvor hans store indsigt som Internet Psykolog virkeligt gør det værd at se.

Anders Colding-Jørgensen: Mindsurfer from Seismonaut on Vimeo.

Man skal selvfølgelig være ydmyg, når en så stor kapacitet udtaler sig. På et tidspunkt i foredraget slår Anders begrebet virtuelt ihjel sammen med Second Life og andre virtuelle eksperimenter. Det gør jeg må vove et øje....

Jeg kan kun være enig i at begrebet virtuelt på linie med Knowledge Management, eLearning, Lean og andre begreber bliver misbrugt, udvandet og dermed ligegyldige som sådan.

Imidlertid mener jeg begrebet 'virtuel' i forstand af 'uafhængig af tid og rum' bestemt er relevant at fastholde.

Særligt i forbindelse med samarbejde, hvor organisationer i stigende grad indgår i netværk og hvor medarbejdere samarbejder adskilt af netop tid og sted. Ellers vil vi blot blive ved med at misbruge begreber som Unified Communication og Distance Ledelse.

Virtuelt er død. Virtuelt længe leve:-)

Er virtuelt samarbejde relevant?

2010-01-19T02:31:00.000-08:00

Når jeg fortæller om virtuelt samarbejde, så er holdningen tit at "det er der jo ikke meget nyt ved". Men der er masser af nyt. Alene fordi virksomhederne ofte ikke er i stand til at udnytte de teknologier professionelt, som deres medarbejdere anvender privat.

Jeg fandt denne præsentation som er spot-on på problemet. Hermed givet videre....

Meet Charlotte

View more presentations from Daniel Siddle.

Ny artikel om ledelse af videnmedarbejdere

2010-01-19T02:29:00.000-08:00

Ledelse og motivation af videnmedarbejdere kræver mere end blot Marslov dækker. Ofte forvirres udfordringerne ved distanceledelse med den svære kunst at lede medarbejdere. Måske fordi der er sammenfald - eller måske fordi distanceledelse oftest er relevant i forbindelse med netop videnmedarbejdere.

Læse vores seneste artikel om emnet her:

Så meget sparer du med virtuelle møder

2010-01-18T23:53:00.000-08:00

Nok det tydeligste eksempel på besparelser handler om møder. Trods mange gode muligheder for telefon, video og/eller web-møder, holder alt for mange fast i fysiske møder. Lad os bare slå fast at ikke alle fysiske møder kan undværes - men mange kan. Og hver gang er der markante besparelser.

Ofte holdes møder i København og det koster mange penge at rejse. Bare én medarbejder fra provinsen til møde i købemnhavn koster

	København t/r
	Billigste pris	Dyreste pris
Ålborg	Kr. 1.430 (Fly)	Kr. 4.100 (Bil)
Århus	Kr. 2.100 (Tog)	Kr. 3.270 (Fly)
Odense	Kr. 1.120 (Tog)	Kr. 1.750 (Bil)

Priser indhentet juni 2009. Der regnes med en timeløn på kr. 200. Pris pr. km efter statens takst kr. 1,90. Udgifter er sammenlignet for fly, tog, bil og færge. Kun direkte transportomkostninger og løn er indregnet.

Ved virtuelle møder er der hverken udgifter til transport eller forplejning. Til gengæld skal der betales for mødefaciliteterne. Vi har her taget udgangspunkt i nogle af markedets dyreste løsninger - men faktisk findes der løsninger fra kr. 0. Nedenstående beregning bygger på TDC's mødetelefon og Webex.

	Pris
WebEx webkonference (*	Kr. 370
Timeløn	Kr. 200
Mødetelefonen (**	Kr. 165
Samlet pris excl. moms	Kr. 735

(* Pris pr. måned for et ubegrænset antal møder med op til 25 personer

(** Kr. 2,20/minut + alm. takst.

Så allerede med mødeudgifterne er der mening med en virtuel satsning, men der er flere fordele....

Mere fleksible anvendelse af videnmedarbejdere
Bedre ressourceudnyttelse trods virksomhed på flere lokationer
Lettere at finde og rekruttere medarbejdere globalt
Målrettet styring af projekter og opgaver sparer penge og tid

Det er overraskende at så store besparelser ikke får flere til at ændre adfærd på netop mødeområdet. Forklaringen skal med stor sandsynlighed findes i at de fleste stadig ikke har kompetencen.

Spar penge på telefonmøder

2010-01-18T14:16:00.000-08:00

Telefonmøder er i stigende grad blevet populært i danske virksomheder. Anvendt korrekt er det både et billigt og effektivt alternativ til fysiske møder. Men pas på - der er store forskelle på samme oplevede ydelse - nemlig at flere taler sammen. Og når nu telefonmøder i forvejen er markant billigere end fysiske møder, hvorfor så ikke gå efter den fulde besparelse?

For overblikkets skyld, har vi delt telefonmøder i to typer:

Dial-in: Her ringer alle det samme telefonnummer og kode for at tale med hinanden
Dial-out: her er det dig eller en operatør der ringer til dem, der skal deltage

Dial-in

Den mest udbredte form for telefonmøde er dial-in. Med dial-in er mødet hurtigt arrangeret og det kræver ingen forudgående aftaler med udbyderen.

TDC - mødetelefonen: 90 90 90 90

Hvis ikke den dyreste - så i hvert fald i den klart dyre ende. Der kan maksimalt være 15 deltagere og alle skal være fra Danmark. TDC kræver nemlig kr. 2,75 i minuttet plus almindelig takst pr. deltager og de kan ikke kræve denne ekstrapris fra folk i udlandet.

TDC kan selvfølgelig også dække mere en 15 deltagere og folk fra udlandet, men så er der tale om særlige aftaler eller dial-out løsninger.

30 minutters møde med 5 personer koster altså: kr. 412,50 + almindelig telefontakst.

Telefonmoeder.dk: 90 92 00 00

Med TDC som prisfører er der et marked for billigere tjenester. Telefonmoeder.dk er én af dem. Her kan der være op til 20 personer og enhver kan uden forudgående bestilling booke et møde via 90 92 00 00 eller virksomheder kan vælge at integrere reservationssystemet i deres intranet og benytte et virksomhedsspecifikt opkaldsnummer.

Også her kræver internationale opkald et særligt nummer og aftale. Det koster 1,50 kr. pr. minut fra Telia fastnet (1,60 kr. hos TDC) + alm. Opkaldsafgift at ringe.

30 minutters møde med 5 personer koster altså op til kr.240 + almindelig telefontakst. Godt 42% billigere end TDC.

Telenor: 90 95 00 00

Med TDC som prisfører, har vi her markedets klart bedste tilbud fra telefon. Det koster kun almindelig takst til en telefon at anvende Telenors mødetelefon. Hvis du registrere dig kan du samtidigt få et godt værktøj til at indkalde til møde, men det kræves ikke. Telenor (det tidligere Sonofon) har her virkeligt tænkt service. Op til hele 20 deltagere fra ind- eller udland og uden dikkedarer i form af gebyr.

30 minutters møde med 5 personer koster altså kr. 0 + almindelig telefontakst. 100% billigere end andre.

Dial-out:

De operatørbetjente dial-out løsninger kan være ret pebrede i pris. Til gengæld er det let for dig og deltagerne ved at de automatisk bliver ringet op og deltagerne skal ikke slev betale andet end deres telefontakst.

Der ofte mulighed for at få optaget mødet. Den samlede regning for alle opkald etc. går til den der har bestilt mødet. Altså en god service når en virksomhed fx skal invitere kunder til en konference. Prisen vil her være dels samtaleminutter for alle deltagere plus gebyr for tjenesten.

De selvbetjente Dial-out møder findes på de fleste omstillingsanlæg og mobiltelefoner. Igen er det dig der betaler alle udgifterne til at ringe ud - men sidder du i en samtale og mangler input fra en kollega, er det faktisk en ganske hurtig og effektiv løsning.

Virtuelle grupper?

2010-01-18T03:12:00.000-08:00

Lad os bare få det på det rene! Virtuelt samarbejde er bestemt ikke noget nyt fænomen. Virtuelt betyder i denne sammenhæng ”at arbejde sammen med andre adskilt af tid og sted”.

1)
Nyt vin på gamle…..? Godt nok kender virksomheder med sælgere, konsulenter, kørende teknikere og andre rejsende alt til at samarbejde adskilt. Men fænomenet vokser hastigt godt hjulpet af i hvert fald 2 faktorer…

1) Den linde strøm af nye kommunikationsmidler, som gør det lettere af kommunikere. Og netop kommunikation er hovedudfordringen her.

2) Befolkningens stigende involvering i online fællesskaber som facebook, dating, Twitter og Arto.

Med både midler og brugere klar, mangler kun det sidste ben i taburetten; efterspørgslen fra virksomhederne. Og der er masser af gode rationelle årsager til, hvorfor virksomheder skal satse virtuelt …

1) Besparelser: både husleje, løn og mødeomkostninger, for nu at nævne et par af de oplagte

2) Geografisk spredning: I disse så globale tider med stigende antal nationale og internationale partnere

3) Hurtigere ”time-to-market”: I konsekvens af muligheden for mere effektive projektprocesser

4) Motivation: Når nu medarbejderne gerne vil have stigende fleksibilitet på jobbet og ex. arbejde hjemmefra i perioder.

Trods gode rationelle købsmotiver, motiverede medarbejdere og high-tech kommunikationsmidler – så er der langt mellem ’snapsene’. Det er nemlig ikke så let som det lyder.

Nok melder pressen om aktuelle succeser. Oftest om videomøder hvor meningen er god nok. Men hvor mange virksomheder har lige råd til at investere en ”jetjager” for at spare en togbillet? Og er det nu virkeligt så effektivt? Og kan man opnå det samme på anden vis, bare billigere?

Svarene er ”næsten ingen”, ” ja” og ”Helt sikkert”!. Når det drejer sig om kommunikations teknologierne, så er der masser af gode billige muligheder. Men det her handler ikke om teknologi.

Det handler om ledernes forståelse, indsigt og parathed til en meget anderledes ledelsesopgave på distance. Om at lede medarbejdere der ikke er der!

Det handler om medarbejderens parathed til at blive ledet på distance, alene uden kollegaer konstant omkring sig og få skideballer over telefonen og fungere som sin egen support, når det trådløse netværk igen driller. Om ledere og kollegaer som ikke er der!

Det handler IT afdelingen der skal forholde sig til nye trusler mod datasikkerheden og på den anden side behovet for at anvende Instant Messaging og lignende.

Angrebet rigtigt – er der store muligheder for succes. Det kan Hewlett Packard, IBM, Boing, Cisco og andre virksomheder bekræfte.

Angrebet forkert – tjah gæt selv. Her er de mest almindelige grunde til at det IKKE virker.

Køb teknologien – og forvent at alle i organisationen bruger det! Mange fejlslagne intranet og groupware løsninger kan takke netop denne metode for at de samler støv.

Kontroller det ihjel! Kontrol kan være godt. Men i virtuelle sammenhænge er kontrol den gødning, der får ukrudtet til at kvæle blomsterne.

Glem det!. Når det nye budget er trådt i kraft, er alt om behovet for at spare på møderne glemt. Slut med telefonmøder det billige skidt. Og webmøder lyder både kompliceret og svært. Nej – glem det.

Gør det komplekst! Få en løsning der tilgodeser alle ønsker og krav fra HR, ledergruppen, projektlederne og tilføj IT afdelingens klare hensyn til datasikkerhed og adgangskontrol via digitaliserede, krypterede forbindelser og et hav af passwords. Det ikke alene lyder svært – det ER komplekst.

Lad ikke andre komme til! Ideen er din. Sørg for et tydeligt fingeraftryk over alt. Og find dig IKKE i andres holdninger, ideer og behov. Det manglede da bare…

Mindst lige så indlysende en årsag til succes, er medarbejdernes kompetencer indenfor: Kommunikation, Teamarbejde, teknisk indsigt, selvledelse, konflikthåndtering, videndeling og problemløsning.

Selv kommunikation via eMail skal (om)læres og anvendelse af ex messenger, webmøder, fildeling etc. skal implementeres. Men vigtigst af alt: Summen af kompetencer i organisationen er den lim, der binder det hele sammen.

Det er derfor WorkingVirtuel laver kurser der henvender sig til alle niveauer i din organisation. Oven i købet med støtte fra AMU midlerne til de medarbejdere der opfylder kravene.

Hvordan hænger en Kattegatbro sammen med Højhastighedsinternet?

2010-01-15T03:09:00.000-08:00

Gennem 2009 har der været debat om relevansen af kattegatbro. Trafikministeren ønsker den med ikke i tråd med Infrastrukturkommissionen. Flere lokalpolitikere, her under borgmester Nicolai Wammen, er imidlertid ganske uenige. Argumentet for begge synspunkter er nedsat rejsetid og Co2. Men er nedsat rejsetid overhovedet relevant i et vidensamfund og findes der ikke bedre og mere Co2 venlige løsninger? JA – siger ny rapport fra Højhastighedskomisionen

Som virksomhedsleder ved man at man reelt kan gøre tre ting: Gøre som man plejer, gøre det man plejer mere effektivt eller helt at gøre noget nyt! Og Højhastighedskomiteen gør netop noget nyt. Bevares – de har fokus på Teknologien, men de husker OGSÅ at det er folket, der skal kunne anvende IT løsningerne.

At gøre noget helt nyt syntes at mangle i debatten omkring den tænkte broforbindelse mellem Århus og sjælland. En bro er bestemt en spektakulær tanke. Og fortalerne ser det formentligt som et både nødvendigt og visionært projekt. Men i lyset af simpel frem-skrivning af trafikudviklingen, er det vel fair at overveje hvornår broen så er bred nok?

Danmark har gennem årene udbygget infrastrukturen væsentligt. Den seneste rapport fra Infrastrukturkommisionen konkluderer at motorveje og kollektiv trafik er væsentlige elementer for at dække fremtidens behov. Samme rapport konkluderer at en fast forbindelse over Kattegat ikke afgørende vil kunne bidrage til at løse de trafikale udfordringer, som kommissionen har identificeret. Højhastighedskomiteens rapport konkludere omvendt at IT med ex. videomøder kan nedsætte Co2 udslippet signifikant, fordi det reducerer behovet for at rejse.

Det er altså ikke realtrafikpolitiske argumenter, der taler for en Kattegatbro. Men både kommission og politikere ser på fremskrivning af trafikudvikling. Altså en hypotese om at flere mennesker og/eller højere produktivitet skaber flere trafikanter. Omvendt er det bestemt realpolitisk at høste gevinsten af det IT samfund Danmark er.

Danmark er jo i stærk stigende grad et vidensamfund. Netop videnmedarbejdere har modsætning til mange andre erhverv mulighed for at arbejde sammen, uden at sidde samme sted. Altså kan de fungere i virtuelle arbejdsgrupper på tværs af tid og sted. Faktisk giver det en større produktivitet fordi det trods adgang til internet ikke er så effektivt at arbejde mens man rejser.

Når nu netop Århus i så høj grad bygger på videnmedarbejdere, og da de personer der hyppigst rejser mellem byerne i høj grad må være netop er videnmedarbejdere, så vil en satsning på at uddanne medarbejdere til at indgå i virtuelle sammenhænge alt andet lige være en både mere effektiv, miljørigtig og langsigtet løsning. Altså en løsning hvor de digitale motorveje træder i stedet.

Jeg foreslår derfor at politikerne i højere grad ser på initiativer der øger det virtuelle arbejde. Teknologierne er der i rige mål. Det er i anvendelsen af teknologierne det halter. Mange virksomheder satser allerede i dag på virtuelt arbejde. Erfaringerne er gode og viser op til 40% effektivitetsforbedringer og mange har opnået en solid ROI fordi netop behovet for at rejse mindskes mest muligt.

Udgangspunktet er i øvrigt ganske godt. I modsætning til en kattegarbro som skal bygges ra grunden så er infrastrukturen og IT kvalifikationerne allerede til stede. Det handler reelt blot om at skabe kompetencerne – altså at få virksomhederne til at gøre det de gør bare mere effektivt.

Kattegatbro eller digital motorvej? – jeg ved godt hvor jeg selv ville sætte et kryds. Og hvor mine oldebørn gerne ville have haft mig til at sætte det om mange år – når motorvejen på en kattegatbro igen ikke er bred nok.

stiften.dk - ÅRHUS: Fælles front for Kattegatbro - stiften.dk - Artikler og nyheder fra Århus og Østjylland, Favrsko

2009-12-28T03:39:00.000-08:00

stiften.dk -
ÅRHUS: Fælles front for Kattegatbro -
stiften.dk - Artikler og nyheder fra Århus og Østjylland, Favrskov, Odder, Skanderborg, Norddjurs og Syddjurs. Opdateret hele dagen

Browser krigen

2009-08-25T01:51:00.000-07:00

Helt ærligt! Jeg må indrømme, jeg har anvendt Microsoft Explorer stort set altid. Hverken Netscape, Opera, Firefox eller nogen af de andre browsere har evnet at flytte min præference.

Nu har jeg installeret Google Chrome og sikke en forandring. Ingen lange ventetider på at loade sider med fejl. Ingen afbrydelser af sessioner med password, ingen bugs der pludselig lukker alt ned….. Mit liv på nettet er 100% bedre end tidligere.

Bedre sent end aldrig! Google Chrome lover godt for det kommende OS fra Google. Her vil jeg så bare være noget hurtigere til at lade mig overbevise om hvorfor Vista ikke længere skal genere mit liv:-)

Google Wave

2009-08-17T02:27:00.000-07:00

Det er sjældent man oplever radikale innovationer indenfor kommunikation. Google Wave er en af dem – tjek her hvorfor

http://wave.google.com/

Live Writer

2009-07-25T11:57:00.000-07:00

Denne post er lavet på Windows Live Writer. Det er første gang jeg pprøver muligheden og det virker faktisk meget sejt. Det gode er at du ikke sidder i en browser og skriver. Så kan du lave det hele offline og udgive det, når du føler det er klar.

Jeg kan varmt anbefale muligheden:-)

WorkingVirtual

2009-06-26T03:39:00.000-07:00

Efter flere måneders forberedelse er vi nu endelig klar til at gå i luften. Undervisningsmaterialet er udarbejdet og er ved at blive finjusteret pba. de løbende tests. Sitet er oppe og vi er klar. Jeg se

Det er en super skøn fornemmelse at komme i gang efter de mange måneders læsning og produktudvikling.

Se sitet her: http://www.workingvirtual.eu/.

Hvor er "her!"

2009-01-29T07:05:00.000-08:00

For mange giver det at ”samarbejde på steder, der ikke findes” måske ikke meget så meget mening. Virkeligheden er bare, at de fleste gør det hver er dag.

Dem der spiller masser af online computerspil gør det bevidst. Måske netop derfor er disse spillere ”guf” for erhvervslivet.

Det handler om at kunne samarbejde virtuelt med anvendelse af synkrone og asynkrone kommunikationsmidler som ex. E-mail, telefon eller web – men hvor man i al væsentlighed ikke arbejder tæt fysisk sammen.

Værktøjerne er i orden og som bekendt det halve arbejde. Men hvad med evnen til at betjene disse gode værktøjer i en virtuel sammenhæng?

Computerspillere, der spiller ex. Counterstrike, samarbejder i små arbejdsgrupper (Klaner/hold) i et virtuelt rum. Deres succes afhænger 100% af deres evne til at kommunikere, navigere og koordinere i et virtuelt rum skabt af spillet.

Det er bestemt ikke let. Derfor træner klanerne ofte mange gange om ugen. De øver forskellige strategier og lærer af hinanden. De træner selvfølgeligt virtuelt – det giver indlysende mest mening.

Som en analogi er det heller ikke let at samarbejde i organisationer. Her er succes også 100% afhængig af medarbejdernes evner til at samarbejde. Oftest trænes medarbejderne via Teambuilding kurser. Men på disse kurser arbejder man tæt fysisk sammen. Er meningen ligeså indlysende?

Da jeg arbejdede hos TDC Boomtown udviklede jeg sammen med konsulenthuset PS4 et Teamtrænings kursus som bygger på computerspillet Counterstrike. Her trænede deltagerne deres evner til at kommuniere, navigere og koordinere i et virtuelt rum skabt af spillet.

De pædagogiske resultater af denne teamtræning var ganske overbevisende. Også fordi det er muligt at repetere og afprøve nye strategier igen og igen, hvilket ikke er muligt i den fysiske verden. (Der er jo grænser for hvor mange gange man har kræfter til at bygge en bro eller lignende). Vi kan samtidig konstatere, at det ikke er let at samarbejde et sted hvor "her" ikke findes.

Når alt kommer til alt så er teknologierne IKKE flaskehalsen – hvilket kan dokumenteres af lanceringer af e-mail, SMS, Webkonferencer, Wii, Eyetoy og Second Life der jo alle er ganske nye ting, for langt hovedparten af brugerne. Flaskehalsen er snare manglende strategisk vilje og konkret viden om hvordan man kan udnytte de nye muligheder.